Qué es una factura electrónica

En el post anterior ya comentamos que los empresarios y profesionales tienen entre sus obligaciones fiscales el deber de emitir factura por los trabajos realizados

En los últimos años estamos asistiendo a la generalización del uso de medios electrónicos en todos los procesos empresariales.

La facturación electrónica, consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos,por medios electrónicos (ficheros electrónicos) y telemáticos (de ordenador a ordenador), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel. Esta condicionada al consentimiento de su destinatario siendo una alternativa legal de ésta

Regulación:

• El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 
• La Directiva 2001/115/CE del consejo, de 20 de diciembre
• El RD 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento donde se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el reglamento del I.V.A
• La Orden EHA/926/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
• Orden PRE/2971/2007, de 5 de octubre, sobre expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas es la Administración General del Estado.

Al igual que ocurre con las facturas en formato papel, las facturas electrónicas deben ser conservadas durante el plazo de 5 años que dispone la ley y las de los  bienes de inversión se deben mantener.

Requisitos

• El emisor
  
  Es el responsable de que se apliquen las medidas de seguridad que permitan garantizar la recuperación de los archivos informáticos,
  
  Que las facturas se conserven  de forma ordenada garantizando su legibilidad, facilitando a la administración el descifrado y decodificación de los datos.
• El receptor:
  
  Deberá proceder a la verificación de la firma y disponer de los procedimientos de control interno que le permitan verificar la validez de los certificados utilizados,
  
  Almacenar  ordenadamente las facturas recibidas

Forma

No existe un formato único para la factura electrónica ni para la estructura de la firma. Pueden usarse, entre otros, los formatos tipo papel como PDF, DOC, JPEG, …etc. en cuyo caso la factura será cualquiera de estos archivos con una firma digital que garantice la autenticidad y la integridad de los datos.

La Agencia Estatal de la Administración Tributaria (A.E.A.T.) utiliza el formato XML con una estructura conocida como Facturae

En cuanto a la firma electrónica, los formatos que pueden usarse son PKCS7, XadES, PDF, etc. En este caso la A.E.A.T, utiliza el estándar XadES.

Legibilidad, autenticidad e integridad

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

• Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.

• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.

• Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

• Mediante los “controles de gestión usuales” de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una “pista de auditoría fiable” que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.

María José Martín Verdejo

Economista

García Torregrosa & asociados

Abogados y economistas